Como MElhorar os seus processos internos?

Mas qual a importância de processos internos numa empresa? A verdade é que se não houvessem processos numa empresa o fracasso na entrega de produtos ou serviços é certo, pois, quando não há padrão não há direção na execução de tarefas.

Ao longo deste artigo serão definidas a importância de processos internos, o seu conceito e benefícios, bem como dicas para defini-los e otimiza-los.

O que são Processos Internos?

Os processos internos são um conjunto de atividades realizados para se chegar a um objetivo determinado, como, por exemplo, equipas e ferramentas/ equipamentos que deverão ser utilizadas na execução de certas tarefas para atingir um fim comum como a elaboração de um produto, prestação de um serviço, uma venda outra atividade na empresa.

São ações contínuas, procedimentos recorrentes. O maior objetivo na definição de processos internos é otimizar a atividade interna, evitando o retrabalho e desperdício de tempo e recursos.

Qual a importância dos processos internos?

Em qualquer organização, definir processos internos é a forma que o gestor tem para garantir que tudo corra como esperado.

A importância dos processos internos está proporcionalmente ligada à gestão eficiente de um negócio. Não existindo processos, por exemplo, no atendimento ao cliente, todos aqueles interessados no seu negócio seriam tratados de maneira diferença e sem qualquer padrão/guião provocando perda de tempo, improdutividade bem como outros problemas de gestão. 

Evitar erros de gestão

A seguir apresentamos alguns erros de gestão caracterizados pela ausência de processos internos:

  1. Incapacidade de desenvolver talentos internos: equipas que não têm processos internos definidos não conseguem desenvolver-se, nem com capacitação, pois não sabem quais são exatamente as suas funções. Logo, não conseguem aprimorar atividades;
  2. Falta de foco: não existindo processos internos o foco do gestor transfere-se para a excelência operacional ao invés do que devera ser o foco principal de qualquer negócio, o cliente;
  3. Falta de planeamento: sem processos internos definidos, torna-se difícil traçar estratégias eficientes de modo a atingir objetivos propostos;
  4. Falta de comunicação: uma das fases iniciais de um fluxo de trabalho será a comunicação, erros nessa fase provoca atrasos, retrabalho e despesas desnecessárias. 

Benefícios dos processos internos

O registo de processos internos traz bastantes benefícios tais como:

Aumento na Produtividade: o conceito de processos será fazer com que cada profissional atue ordenadamente e sabendo que deve fazer em cada devido momento, facilitando consequentemente toda a rotina de trabalho da empresa, bem como a monitorização de atividades. Evitando o retrabalho e o desperdícios. Como resultado, as equipas têm mais tempo para se dedicar a outras atividades, otimizando a produção da empresa/negócio.

Integração entre equipas: um dos aspetos que confere uma maior produtividade na sua empresa que resulta da organização de processos internos é a integração entre equipas. Definindo uma responsabilidade e de etapas no fluxo de trabalho faz com que cada um dos integrantes saiba o que fazer. Todos terem a noção de como funciona todas as etapas do fluxo possibilita um trabalho colaborativo. Focando no processo, o gestor permite que os seus colaboradores atuem na totalidade e não apenas na sua tarefa. 

Diminuição de riscos: em teoria, os processos são ações contínuas, que fazem com que os profissionais sigam uma sequência lógica e pré-definida de atividades. Ao existir uma sequência lógica num processo de venda ou de avaliação na sua empresa, as hipóteses de errar diminuem, ao ser previsível e replicável, oferece uma maior probabilidade de identificar defeitos. 

Melhor experiência para o Cliente: criar procedimentos para realizar atividades é uma forma de garantir a qualidade do serviço. Processos internos e eficientes são sinónimos de tarefas realizadas em conformidade com as normas estabelecidas.

Redução de custos: qualquer medida de redução de custos é “bem-vinda”, certo? Felizmente as melhorias nos processos internos trabalham para esse fim, pois evitam gastos desnecessários. Uma atividade executada em menos tempo, os gastos, pois afinal, o tempo do seu colaborador é dinheiro. 

Mas como melhorar processos internos?

Agora que sabe a importância de ter processos internos está na altura de aplicar!
O Primeiro Passo será perceber quais as ferramentas e passos necessários, listar todos os processos atuais, indicar responsáveis por cada etapa, ferramentas e aprovações necessárias, os objetivos de cada tarefa, e tudo o que seja percebido como essencial no seu processo!
Após a organização de forma clara tudo o que realiza, é só: 

Melhorar a Comunicação Interna

Como? Muitos processos envolvem mais que uma pessoa, e ao ter uma comunicação que traz resultados é praticamente impossível manter tudo a funcionar. Para garantir o bom funcionamento, é de extrema importância a existência de diálogos abertos e acessíveis.

  • Reuniões frequentes com propósitos predefinidos;
  • Definição de canais oficiais para o envio de mensagens e informações, tais como e-mails ou intranet
  • Uso de ferramentas com um fim próprio como, o Bitrix24.

O Bitrix24 melhora a comunicação interna nas organizações, combinando as ferramentas de colaboração mais populares num só lugar. Para facilitar cada vez mais as necessidades da transformação digital. 

Implementação da Transformação Digital

Porque é que o uso da tecnologia é um ponto essencial? Em especial pelo fato de estarmos atualmente na era da comunicação, e que, na verdade, já não há processos que não possam ser otimizados através do eficiente da tecnologia.

Um software como os Bitrix, consegue oferecer inúmeras soluções para os processos internos de diferentes áreas de negócios, como: 

Gestão de RH

  • Sistema de Clock-In e Clock-Out, com análise de horas trabalhadas por colaborador; 
  • Mapa de férias, com pedidos; 
  • Gestão de Horários de Trabalho, com turnos; 
  • Automações com avisos para o Gestor.

Gestão de Tarefas

  • Opção de Distribuição de Tarefas por Horário Laboral; 
  • Modelos de Tarefas e Automações; 
  • Controlo de Tarefas, por parte de Gestores e Checklists; 
  • Relatórios;
  • Análises de Eficiência.

Gestão de Projetos

  • Gestão de Recursos; 
  • Comunicação entre Participantes Internos e Externos; 
  • Calendário de Projetos; 
  • Gráficos de Gantt.

CRM

  • Gestão de Leads, por diferentes meios de aquisição; 
  • Sistema de Tickets para suporte; Formulários; 
  • Controlo de duplicados; 
  • Acesso ao histórico do Cliente e controlo de Atividades; 
  • Funis de Vendas com automações e Gatilhos, lembretes de compromissos, respostas automáticas, faturação; 
  • Relatórios de ROI, de desempenho e de Comunicações

Tags: Bitrix24, ERP24, Processos Internos, Processos Internos Portugal, Produtividade, Comunicação Interna, Era Digital, Tarefas, Projetos, Solução Transformação Digital, Transformação DigitalBitrix24 Portugal


Nós usamos cookies
Preferências de cookies
Abaixo, você pode encontrar informações sobre os propósitos pelos quais nós e nossos parceiros usamos cookies e processamos dados. Você pode exercitar suas preferências de processamento e/ou ver detalhes nos sites dos nossos parceiros.
Cookies analíticos Desativar tudo
Cookies funcionais
Other cookies
Utilizamos cookies para personalizar conteúdo e anúncios, fornecer recursos de mídia social e analisar nosso tráfego. Saiba mais sobre nossa política de cookies.
Informações I understand
Cookies